Projekti muuttaa strategiapuheet toiminnaksi

Strategia on pitkän tähtäimen suunnitelma, jolla organisaatio täyttää asiakkaidensa odotukset ja sovittaa resurssit muuttuvan toimintaympäristön mukaisiksi.

Johtamiskonsulttina törmään jatkuvasti haasteeseen, että ”strategia ei jalkaudu” ja sen mukaiset ”tavoitteet eivät toteudu”. Tavoitteiden konkretisointi vaikuttaa olevan keskeisin johtajien murheenkryyni. On todella helppo puhua korkealentoisesti strategiateemoista, kuten digitalisaatiosta, tekoälyn hyödyntämisestä, automatisoinnista, kestävästä kehityksestä, jne… Tosiasiassa nämä puheet menevät henkilöstön, ja usein myös asiakkaan hilseen yli että heilahtaa. Tämä puolestaan johtaa siihen, että ihmiset jatkavat tuttua ja turvallista työtään niin kuin ennenkin. Mikään ei muutu.

Mitäpä jos meillä olisikin hyvä, mutta unohdettu keino muuttaa strategiapuheet strategiateoiksi? Keinon nimi on ”projekti”.

Mikä on projekti?

Projekti on ainutkertainen, tilapäinen ja organisoitu ponnistus sovittujen tulosten toteuttamiseksi ennalta määriteltyjen vaatimusten ja rajoitusten mukaisesti. Hallinnollisesti useammasta projektista koostuva ohjelma huolehtii muutoskokonaisuuden täytäntöönpanosta sekä hyödyn toteutumisesta. Eli strategisen tavoitteen saavuttamisesta. Projektikartassa projektit kootaan yhteen organisaation resurssien käytön optimoimiseksi ja toiminnan hajaantumisen riskien minimoimiseksi.

Projekti on siis tavoitteen toteuttamisessa käytännönläheinen toimintatapa, jossa isommat tavoitteet pilkotaan ihmisen kokoisiin ja toteuttamiskelpoisiin tehtäviin. Näin tavoite muuttuu helposti hahmotettaviksi työtehtäväksi, joilla on selkeä sisältö, alku ja loppu. Punainen lanka piirtyy projektisuunnitelman kautta strategiasta yksittäiseen työsuoritteeseen ja takaisin. Jokainen voi kokea olevansa tärkeä osa kokonaisuutta ja näyttää siinä parastaan.

Kehitä projektiosaamista ja projektijohtamista

Jotta projekteja osataan toteuttaa tehokkaasti ja läpinäkyvästi, tarvitaan osaamista jokaiselle organisaation tasolle. Johtajat tarvitsevat osaamista tavoitteen konkretisointiin ja rajaamiseen. Päälliköt tarvitsevat osaamista työn pilkkomiseen, resursointiin, aikatauluttamiseen, sekä kokonaisuuden hallintaan ja viestintään. Projektitiimin jäsenet tarvitsevat osaamista oman tehtävänsä kirkastamiseen, suunnitteluun ja toteuttamiseen, sekä tilannetiedon välittämiseen. Kaikki tasot yhdessä muodostavat vahvan systeemin, jossa jokainen tietää roolinsa ja vastuunsa sekä osaa kommunikoida asioista yhteisellä kielellä.

Pasi Lehtiniemi